Alış İade Faturası Oluşturma

Tedarikçinizden yaptığınız bir alışveriş sonrasında size toptan ya da perakende faturası verilir. Aldığınız ürünlerde herhangi bir sorun olması ya da başka bir nedenden dolayı iade etmeniz durumunda ise, alış iade faturası kesilmesi gerekir. Hesapcini kolay ön muhasebe programı, hızlı ve kolay bir şekilde fatura girişi yapmanızı sağlarken aynı zamanda bulut bilişim teknolojisi sayesinde faturalarınızın dijital ortamda saklanmasını da sağlar. Sistem içerisinde bir alış faturası kaydetmek istiyorsanız, ilk olarak güncel durum sayfanızın sol tarafında yer alan “Alışlar (Giderler)” sekmesine tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere açılacaktır.

“Alışlar (Giderler)” sekmesine tıkladığınızda çıkan açılır menüden, “Alış Faturaları” sekmesine tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere gelecektir.

Açılan bu pencerede, oluşturduğunuz bütün alış faturalarının listesi yer alacaktır. Yeni bir alış iade faturası oluşturmak istediğinizde ise, sağ üst köşede bulunan “Diğer ” butonuna tıklayın. Karşınıza çıkan açılır menüden “Yeni Ekle” sekmesine tıklayınız. “Alış İade Faturası” butonuna tıkladığınızda karşınıza aşağıdaki gibi bir açılır menü gelecektir.

Alış faturası ekranı, genellikle 2 ana bölümden oluşur. İlk bölüm olan fiş başlığı, fişin üst kısmını oluşturur ve bu alanda fiş hakkında genel bilgiler yer alır.

Alış iade faturalarındaki fiş başlığında yer alan terimler ve kullanım amaçları şu şekildedir:

Cari Kodu/Unvanı: Ürün satın aldığınız ve iade edeceğiniz carinizi seçeceğiniz alandır. Bu alana tıkladığınızda, işlem yapacağınız kutucuğun yanında bulunan büyüteç simgesine tıklayın. Karşınıza, sisteminizde yer alan carilerinizin listesi gelecektir. İşlem yapacağınız cariye ait kodu ya da unvanını seçiniz. Sistemde olmayan bir cariyi eklemek istediğinizde, büyüteç simgesine tıkladığınızda açılan pencerede “ Yeni Ekle” butonuna tıklayarak cari bilgisi girişini yapabilirsiniz.

Proje: Proje bazlı çalışan firmaların, çalıştıkları herhangi bir proje kapsamında yaptıkları hareketler görüntüleyebilmek için belirledikleri koddur. Böylelikle proje takibi kapsamında, sistem içerisinde düzenlenen fatura, çek, senet ve diğer işlemlerin hangi projeye dâhilinde olduğunu görüntülemek mümkün olacaktır. Bu sayede gelir gider akışınızdaki kaynakları çok daha net bir şekilde görüntüleyebilir ve raporlarınızı daha ayrıntılı bir şekilde görüntüleyebilirsiniz.

Para Birimi: İade edeceğiniz ürünün, hangi döviz türü ile ödeneceğini gösterir. Burada yer alan farklı döviz türlerini, “Firma Parametreleri” üzerinden değiştirebilirsiniz.

Kategori: Bu kod, firmaların kendilerine ait bazı kriterlere göre gruplandırma yapması için kullanılır. Burada, iade nedenlerine göre bir gruplandırma yapabilirsiniz. Alış iade faturasına kategori kodu eklemek için, pencerede yer alan kategori kodu satırının yanındaki büyüteç “” işaretine tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere açılacaktır.

Alış iade faturasında kategori kodu oluştururken, iade edilecek ürünlere (alınan temizlik malzemeleri, kırtasiye malzemeleri ya da mutfak ürünleri gibi) göre gruplandırma yapabilirsiniz. Bu gruplandırma, maliyet kalemlerinin giderleriniz üzerindeki payını görmek açısından oldukça etkilidir.

Ambar: İade edilecek olan ürünün, hangi ambarda işlem göreceğini belirtir.

Fatura Numarası: Fatura numarası, iade edeceğiniz ürün karşılığında size verilen faturanın sistem içerisinde çok daha kolay bir şekilde bulunabilmesini sağlar. Sistem üzerinden otomatik olarak belirlenen fatura numarasını değiştirmek isterseniz, “Fatura Numarası” kutucuğunun yanında bulunan düzeltme kalemi ( ““) simgesine tıklayarak işleminize devam edebilirsiniz.

Belge No: Fatura koçanından kesilmiş bir alış iade faturasını sisteme giriyorsanız, fatura üzerinde yer alan belge numarasını gireceğiniz alandır. Fakat yeni bir fatura oluşturuyorsanız, dilediğiniz bir numarayı da yazabilirsiniz.

“Ön Ek” kısmına, ürününüzü anlatan birkaç harf kodlamasını yazabilirsiniz. Ticari mal için “TM” gibi farklı kodlar kullanabilirsiniz. “Numara” yazan alana da dilediğiniz herhangi bir numarayı yazabilirsiniz. Bu numarayı başlangıç numarası yapmanız hâlinde, bundan sonra ekleyeceğiniz ürün ya da hizmetlerin fatura numarası sistem tarafından ardışık bir şekilde otomatik olarak yazılacaktır.

Tarih/Saat: Faturayı oluşturduğunuz tarih ve saattir.

Sevk Tarihi/Saati: İade edeceğiniz ürünlerin firmanıza teslim edileceği tarih ve saattir.

İrsaliye Numarası: İadesi yapılacak olan ürünü gönderirken oluşturulan sevk irsaliyesi numarasıdır. Fakat bu numara yerine kullanmak istediğiniz başka bir numarayı da kaydedebilirsiniz.

Fiş satırında yer alan bazı terimler ve kullanım amaçları şu şekildedir:

Tip: İadesi yapılacak olan ürünün tipinin belirlendiği alandır.

Ürün Adı: Sistemde yer alan malzemelerden, iade edeceğiniz ürünü seçeceğiniz alandır. “Malzeme Adı” kutucuğunun yanında bulunan büyüteç işaretine tıkladığınızda, karşınıza sistemde var olan ürünlerinizin listesi gelecektir. Eğer sisteminizde kayıtlı olmayan yeni bir ürünü satın aldıysanız, yine aynı ekran üzerinden yeni ürün girişi de yapabilirsiniz.

Miktar: İade edeceğiniz ürünlerin toplam sayısıdır.

Birim: İade edeceğiniz ürünü, hangi birimden iade edeceğinizi belirttiğiniz alandır.

Birim Fiyatı: Fatura oluştururken, sistemde var olan malzemeyi seçtiğinizde birim fiyatı da otomatik olarak tanımlanacaktır. Dilerseniz fatura oluşturma ekranından bu fiyatı değiştirebilirsiniz.

KDV: Yapılan satın alma işleminde uygulanan olan KDV oranıdır.

KDV D/H: İade ürünlere, tedarikçiniz tarafından KDV oranının dâhil edilip edilmediğinin belirtildiği alandır.

İndirim %: Tedarikçinizden, satın aldığınız ürünlere uyguladığı indirimdir. Bu indirim, faturada yer alan fiş altı indirimi ile karıştırılmamalıdır. Fiş satırında çok sayıda ürünün girdisi yapılabilir. Fakat bu ürünlerden birkaç tanesine ya da hepsine farklı miktarlarda indirim yapılması hâlinde bu sekme kullanılır.

Net Tutar: Ürünün KDV oranı ve indirimleri uygulanmadan hesaplanan toplam tutarıdır.

Satır Açıklaması: İadesi yapılacak olan ürünün satır bilgileri ile alakalı yapmak istediğiniz farklı açıklamaları kaydedeceğiniz alandır.

Alış iade faturasında bulunan fiş toplam satısı ise, fişin en alt kısmını oluşturur.

Bu alanda yer alan bazı terimler ve bu terimlerin kullanım amaçları şu şekildedir:

Fatura Açıklama: Bu alanda, iade edeceğiniz ürüne ait detaylı açıklamaları yazabilirsiniz. (neden iade ettiğiniz gibi)

Kayıtlı Kampanyaları Uygula: Satın alırken uygulanan kampanyayı, iade alış faturası içerisine de eklemenizi sağlayan bölümdür.

Alış iade faturası içerisinde bir iskonto uygulanacaksa eğer, ekranda yer alan “Genel İskonto Ekle” butonunu aktif ediniz. Karşınıza fiş altı indirim yüzdesi ve tutarı alanları gelecektir. Bu alanlardan dilediğiniz bilgi girişini yapabilirsiniz.

Fiş Altı İndirim Yüzdesi: Alış iade faturası üzerinde yer alan bütün ürünlerin brüt toplamına uygulanacak olan indirim yüzdesidir. (Alış faturası içerisinde yer alan yüzde)

Fiş Altı İndirim Tutarı: Alış faturası üzerinde yer alan bütün ürünlerin brüt toplamına uygulanacak olan indirim tutarıdır. (Alış faturası içerisinde yer alan tutar)

Brüt Toplam: İade edilecek olan ürünler üzerinde indirim ve KDV oranı gibi işlemlerin yapılmadan hesaplandığı ödeme tutarıdır.

Toplam İndirim: İade edeceğiniz ürüne uygulanan toplam indirim tutarıdır.

Ara Toplam: Brüt toplamı üzerinden, ürüne uygulanan indirim tutarının hesaplanması ile elde edilen toplam ödeme miktarıdır.

KDV Toplam: Ara toplam tutarına uygulanan KDV oranına karşılık gelen tutardır.

Net Toplam: İade edeceğiniz ürüne uygulanan indirim ve KDV oranı gibi işlemler sonrasında, iadesi yapılacak olan toplam tutardır.

Alış iade faturası üzerinde yer alan bilgilerin eksiksiz bir şekilde doldurulmasının ardından “Kaydet” butonuna basarak faturanızı kaydedebilirsiniz.