İşletmelerin müşterileri, nakit parası, banka hesapları, stokları, çekleri, senetleri gibi ücretle ifade edilen temel unsularının kayıtları ve hesap hareketleri ön muhasebe tarafından takip edilir. Yeni işletme açmak isteyenler tarafından ön muhasebe nedir sorusu sıklıkla sorulduğundan kısaca cevap vermekte fayda vardır. Ön muhasebe şirketin kendi bünyesinde tutulur fakat ön muhasebenin olması işletmenin muhasebesinin tutulduğun anlamına gelmez. İşletmelerin muhasebesinde iki kayıt sistemi bulunur. Bunlar; basit ve bilanço usulü kayıttır. Basit yani tek taraflı kayıt ise, ikinci sınıf tüccarlar tutarlar ki bu kayıtta işletme defteri ve serbest meslek kaydı bulunur. Bilanço usulü yani çift taraflı kaydı birinci sınıf tacirler gelir tablosu, yevmiye defteri gibi mali defterleri tutarak gerçekleştirir. Ön muhasebeciler, kayıt sistemine hazırlık aşamasında olan işlemleri yapar.
Ön Muhasebe Neler Var? Ön Muhasebeci Ne Yapar?
Ön muhasebeyi yapabilmek için işletmelerin kayıt sistemi için gerekli olan temel işlemleri öğrenmek yeterlidir. Ön muhasebe nedir ve ne yapar ? Sorusuna şu yanıtlar verilebilir:
1- Kasa Hesap Takibi: İşletmenin nakit işlemlerini takip etmek için kasa defteri tutulur. Defterle işletmenin nakit giriş çıkış hareketleri takip edilir.
2- Cari (Müşteri) Hesap Takibi: İşletmenin çalıştığı müşterileri takip ederek, işletmenin alıcılarına hizmet ve mal sağlar.
3- İrsaliye/ Fatura İşlemleri: İşletmenin hizmet veya mal satması durumunda fatura keser. Hizmet veya mal aldığında fatura alır. Böylece gelen, giden belge ve faturaları takip eder.
4- Stok Giriş Çıkış Takibi: İşletmenin mal alımında girişini, mal satışında çıkışını yaparak takibini yapar.
5- Çek Senet Takibi: Müşterilerin ve işletmenin çek ve senetlerini takip eder.
6- Banka Hesap Takibi: İşletmenin bankalarda bulunan hesaplarının takibini yapar.
Ön Muhasebe Neden Önemlidir?
İşletmenin günlük hareketlerinin yönetilmesinin temel taşını, muhasebe tarafından hazırlanan bilgiler oluşturmaktadır. Çalışmaların en yüksek etkinlik derecesine ulaştırılması için, ön muhasebe çalışmalarının yönetime en büyük yardımı gösterecek şekilde düzenlenmesi gerekir. Ön muhasebe nedir nasıl yapılır neden önemlidir? Sorunların yanıtlarına da değinilmelidir. Ön muhasebe işletmeyle ilgili ekonomik bilgileri işler, biriktirir, belirler, sınıflandır, özetler ve raporlar. İşletmenin atacağı adımlara karar vermesinde, ön muhasebenin raporlayarak sunduğu bilgiler büyük önem arz eder.
Ön Muhasebede Dikkat Edilmesi Gerekenler
Günümüzde işletmeler büyük rekabet içerisindedir. Rekabette kârlı olmak ve bu kârı ileri seviyeye taşımak için ön muhasebenin dikkatli tutulması gerekir. Ön muhasebe tutulurken:
1- Gider ve harcama evraklarının belge ve makbuzlarının muhasebe programına işlenmesine
2- Kesilen faturanın koçanda ve klasörde olmak üzere iki kopyasının olmasına
3- Damga vergilerinin olup olmadığı kontrol edilerek yapılan sözleşmelerin ayrı bir dosyada saklanmasına
4- Şirkete ait imza sirküleri, ortakların kimlik bilgileri, kira kontratları, sigorta poliçeleri, vergi dairesi yazışmaları gibi önemli evrakların klasörde saklanmasına
5- Çalışanlara dair sözleşmelerin ve benzeri bilgilerin klasörlenmesine
6- İthalat / ihracat evraklarının ayrı tutulup takip edilmesine
7- Şirketin muhasebe ve resmi defterleri için arşiv sisteminin oluşturulmasına
8- Çek, senet ve banka havalesi gibi ödemelerin makbuzların saklanmasına özen gösterilmelidir.
