e-Defter Saklama Zorunluluğu Nedir?
e-Defter nedir? ve e-defter saklama zorunluluğu nedir? gibi soruların yanıtlarını sizler için derleyip bir araya getirdik. Keyifli okumalar dileriz..
e-Defter, kanun tarafından işletmelerin tutmakla zorunlu tutulduğu yevmiye ve büyük defterlerin elektronik ortamda tutulmasıdır. E-Defter kayıtları belirli bir XML formatında hazırlanır ve maliyeye elektronik imzayla berat verilir. E-Defter ve diğer tüm elektronik belgeler, işletmelerin daha sistematik ve kaliteli bir şekilde denetlenmesini sağlar. Hazırlanan tüm elektronik belgelerin yine elektronik ortamda saklanması, belgelerin arşivlenme maliyetini minimum, bu belgelerin güvenliğini ise maksimum seviyeye taşır. Elektronik belgelerin saklanması birçok faydayı beraberinde getirdiği gibi aynı zamanda saklanması da zorunlu tutulmuştur. Gelin, e-defter saklama zorunluluğu hakkında detaylı bilgilere birlikte bakalım.
Genel Tebliğ’de Belirtilen e-Defter Saklama Zorunluluğu Şartları
Gelir İdaresi Başkanlığı, e-defter kayıtlarının saklanması amacı ile mükelleflere farklı saklama seçenekleri sunuyor.
- GİB aracılığı ile sunulan e-defter portalı
- Web sunucularının GİB sunucuları ile entegre ederek
- GİB’den izinli özel entegratör firmalar
Yukarıda yer alan üç farklı seçenek, hazırlanan e-defter kayıtlarının elektronik ortamda saklanabilmesini sağlar. Her bir seçenek farklı aşamaları barındırsa da, kullanıcılar için en pratik ve güvenli olan yol özel entegratör firmaları tercih etmektir. Özel entegratör firmalar aracılığı ile yapılan belge oluşturma, gönderme ve saklama imkânları çok daha avantajlı olmakla birlikte işletmeler için oluşabilecek iş yükünü de olabildiğince hafifletmektedir.
e-Defter ile ilgili 19.10.2019 tarihinde yayımlanan Genel Tebliğ ile birlikte oldukça ayrıntılı bilgilere yer verilmiştir. İlgili tebliğde belirtilen açıklamalar ise en genel ifadeler ile şu şekildedir;
- e-Defter, ilk onay işleminden sonra yapılan güncellemeleri itibari ile test ve onaya tabiidir.
- Elektronik defterin başvurusu ile oluşturulmasına kadar geçen ki süreçte, işlenen muhasebe kayıtlarının tebliğ kapsamında öngörülen evraklarla belgelendirilmesi gerekmektedir.
- e-Defter ve berat dosyalarının, sistemlerinde oluşabilecek elektronik vb. diğer teknik sorunlar, mücbir sebepler doğrultusunda zarara uğraması halinde defter kayıtlarına daha sonraki zamanlarda ulaşabilmek için gizlilik ve güvenlik koşulları da göz önünde tutularak, defter ve berat dosyalarının ikinci nüshalarının Başkanlık izni olan diğer saklamacı kuruluşlarda da 01.07.2019 tarihinden itibaren ayrıca saklanması zorunlu tutulmuştur.
- Mücbir sebepler veya teknik sebeplerden dolayı defter ve belgelerin hasara uğraması halinde gereken tüm usul ve esasların açıklığa kavuşturulması da kararlaştırılmıştır.
e-Fatura ve e-arşiv kayıtlarının yanı sıra e-defter kayıtlarının da usulüne uygun bir şekilde oluşturulması ve saklanması son derece önemlidir. Elektronik ortamda saklanan belgelere ulaşım çok daha kolaydır. Bu da işletmelerin hem zaman hem de maliyet açısından önemli tasarruflar yapabilmesine olanak tanımaktadır.
